Como resolver o problema da não organização nas empresas?

Última actualização em 5 Janeiro, 2024 by Carlos Pais

Se está com problemas de organização na sua empresa, lembre-se sempre que organização é a chave para o Sucesso do seu negócio.

A partir deste momento saber resolver os problemas de não organização é, e vai ser o seu principal foco para salvar a sua empresa.

Nas pequenas e médias empresas a gestão é maioritariamente feita de rotinas diárias, repetições de processos, surgindo uma tendência para facilitar e minimizar a importância das tarefas. Elimine o erro de fazer certas coisas, e substitua por fazer as coisas certas.

Quais são as Coisas Certas para eliminar a má organização?

1 – Existência de Organigrama

A existência de  um Organigrama é imprescindível para qualquer empresa, por mais pequena que seja. O organigrama é mais que uma escala hierárquica. 

O organigrama vai ajudar a definir e a entender como está estruturada a empresa e/ou organização, quais as funções de cada colaborador e suas responsabilidades, o inicio e o fim destas. As empresas precisão de ter um documento de regras e procedimentos internos, com explicações exactas sobre funções, responsabilidades, e tempos de execução.

       Todos os elementos da organização devem ter conhecimento das suas             funções, responsabilidades e respeitar a hierarquia.

2 – Correcta Gestão de tempo

Dentro das organizações deverá existir a correcta gestão do tempo, de todos os colaboradores em todos os sectores. A implementação de chek-list de tarefas diárias por colaborador, é uma óptima ferramenta para gerir o tempo de execução.

Cada colaborador deverá de forma autónoma elaborar a chek-list de tarefas, diárias, semanais e mensais, responsabilizando-se pela sua execução nos prazos adequados.

3- Aplicações de Informática

As aplicações informáticas são óptimos recursos de organização quando utilizados da forma correcta! Evite o erro de investir em aplicações sem antes efectuar um estudo prévio de todas os benefícios que aplicação pode trazer para a organização, antes de tudo peça tempo ou utilize uma versão demo da aplicação informática.

Questões como: Quais são as reais necessidades da empresa, o que é que realmente a empresa precisa?

• • é apenas software de facturação? ou
  • também software de gestão de contas correntes? e
  • gestão de stocks? gestão de tesouraria?
  • Quais são as aplicações existentes no mercado que satisfazem as necessidades da empresa?
  • Qual o valor de investimento?

Sem resposta a estas questões é arriscado avançar para investimentos, evite o erro de adquirir um programa que faz mil e uma coisas, mas ninguém utiliza.

Não perca valor na sua empresa, Aumente Valor!

Outro factor importante no momento de investimentos em meios informáticos é a formação das pessoas, é fundamental que os futuros utilizadores obtenham formação especifica sobre a nova ferramenta de trabalho.

4 – Implemente Planos de Acção

O Plano de acção para a concretização de objectivos?? Sabe o que é ??

O que se vê principalmente nas micro empresas, é o pequeno empresário/gerente ser o motor principal para a existência da empresa, mas comete um erro crasso que é: Tem toda a estratégia na sua cabeça.

Se é o gerente/dono da sua empresa evite ao máximo ter tudo na sua cabeça, um dia vai ficar esgotado e sem soluções.

A estratégia da empresa deve ser do conhecimento geral, pelo menos dos internos, dos colaboradores, só assim é possível toda a equipe trabalhar no objectivo comum.

Toda a equipa deve ser conhecedora da estratégia e do plano de acção que serve de base à concretização dos diversos objectivos da empresa.

A motivação dos colaboradores deve fazer parte de qualquer estratégia empresarial, seja mais salário, reconhecimento na carreira, benefícios sociais, flexibilidade..

Premeie os colaboradores com melhores resultados todos os meses, o resultado final para a empresa é fantástico!

Se identifica problemas de má ou não organização na sua empresa, implemente um plano de acção. Comece por identificar as áreas que precisam do tratamento, quais são as correcções a fazer, qual o tempo necessário para a implementação de medidas correctivas e o tempo de execução.

Precisa de resolver problemas de organização empresarial? Entre em Contacto.

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